Sự thật về SharePoint là gì? Và những tính năng vượt trội

Nhận định SharePoint là gì? Những tính năng vượt trội có thể bạn chưa biết là vấn đề trong nội dung bây giờ của tôi. Theo dõi nội dung để hiểu thêm nhé. SharePoint – một hệ thống quản lý tài liệu được xem là đang được nhiều người dùng sử dụng phổ biến rộng rãi hiện nay trên thế giới. Vậy phần mềm SharePoint là gì và có những tính năng hấp dẫn ra sao lại được nhiều người ưa chuộng như thế? Theo dõi hết bài viết dưới đây để tham khảo ngay bạn nhé!

SharePoint là gì? Những tính năng vượt trội có thể bạn chưa biết

Microsoft SharePoint là gì?

1. Định nghĩa

Microsoft SharePoint phát hành đến người dùng lần đầu tiên vào năm 2001 là một nền tảng được tạo ra nhằm mục đích dùng cho việc phát triển ứng dụng web, SharePoint còn được tích hợp với Microsoft Office.

Ngoài ra, phần mềm này còn cho phép người dùng xây dựng và phát triển ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác như Portal –  Cổng thông tin, Collaboration – Cộng tác, Search – Tìm kiếm, Enterprise Content Management – Quản lý nội dung doanh nghiệp, Business intelligence – Kinh doanh thông minh, Business process management – Quản lý quy trình nghiệp vụ.

Một điều đặc biệt nữa là SharePoint còn hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp phát triển ứng dụng trong Internet, Intranet và Extranet.

SharePoint là gì

2. Lịch sử các phiên bản của Microsoft SharePoint

Năm Đặc điểm của phiên bản
2001  

Mục tiêu chính của phiên bản 2001 là cộng tác với Frontpage, Server Extension và Teams. Ban đầu SharePoint tập trung vào các cổng portal, khả năng tìm kiếm và quản lý tài liệu là chủ yếu.

 

 

2003

 

 

Phiên bản 2003 là sự kết hợp của việc tìm kiếm, lập chỉ mục (indexing), query language Microsoft Index server của Microsoft và WSS Windows SharePoint Services SharePoint.

 

2007 Phiên bản 2007 có các tính năng xuất bản và quản lý nội dung web với các phiên bản tích hợp.
2010  

Đối với phiên bản 2010 tập trung vào việc biến nền tảng thành một giải pháp kinh doanh giàu tính năng, bao gồm: Quản lý tài liệu, quản lý hồ sơ, tích hợp Microsoft Office, Global metadata, báo cáo, mạng xã hội, phân loại và quản lý nội dung web. Sau đó nền tảng này được đặt tên là SharePoint Foundation.

 

2013  

Microsoft đã mở rộng các tính năng và phát hành SharePoint đối với phiên bản 2013. Đồng thời, lúc này Microsoft cũng đã phát hành SharePoint Online dựa trên SharePoint Server 2013.

2016  

Phiên bản 2016 với các khả năng kết hợp của Office 365 và SharePoint Online đã được giới thiệu như một nền tảng SharePoint on-premises.

 

Đồng thời, Microsoft còn tận dụng lợi thế của đám mây với khả năng kết hợp của SharePoint on-premise và SharePoint online, mà Microsoft đã giới thiệu SharePoint Hybrid.

 

2019  

Phiên bản 2019 là phiên bản được dựa trên sự kết hợp của cả on-premise và online. Bên cạnh đó, phiên bản này cũng mang đến trải nghiệm hiện đại nhất, kết hợp cùng với nhiều thao tác đặc biệt hơn nhằm hỗ trợ chia sẻ, truy cập nội dung, thông tin, dữ liệu, địa điểm và thời gian mà không hề ảnh hưởng đến tính bảo mật, tuân thủ hoặc cộng tác của người dùng.

 

3. Những sản phẩm và công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến

SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây (cloud-based) của SharePoint, về vấn đề phân phối được xem như là một phần của việc đăng ký Microsoft 365, có khả năng truy cập nhanh chóng thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng. Thêm vào đó, một điều nữa là SharePoint Online được cập nhật hoàn toàn tự động bởi Microsoft.

SharePoint Online

SharePoint Online

Đối với SharePoint Server, người dùng có thể tổ chức hoặc triển khai và quản lý tại chỗ thông qua việc đăng ký Office 365 Enterprise nhằm tận dụng các tính năng mới nhất. Ngoài ra, SharePoint Server còn cung cấp các chức năng và tính năng bổ sung cực kỳ hữu ích, chẳng hạn như phần web, trang site, tác giả, danh sách, thư viện, tìm kiếm hiện đại. SharePoint Server còn được tích hợp với nền tảng PowerApps, Power BI,… và trang chủ của SharePoint.

SharePoint Server

SharePoint Server

SharePoint Foundation được xem là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều đơn vị, tổ chức, bởi nền tảng này có độ an toàn cao lại dễ quản lý. Bên cạnh đó, nền tảng SharePoint Foundation hỗ trợ cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản của một công nghệ SharePoint cho người dùng.

Không chỉ thế khi SharePoint Foundation được sử dụng hoàn toàn miễn phí lại còn có nhiều tính năng hỗ trợ người dùng như bảo mật, quản lý, cộng tác giữa cá nhân hoặc một nhóm người dùng. Nền tảng này cũng được xem là trợ thủ tuyệt vời hỗ trợ người dùng trong việc công tác và quản lý tài liệu.

SharePoint Foundation

SharePoint Foundation

SharePoint Designer là một chương trình miễn phí được phát hành vào năm 2013, chương trình này dùng để xây dựng các giải pháp hỗ trợ công việc của người dùng hiệu quả. Đồng thời, SharePoint Designer còn được dùng để chỉnh sửa các nội dung ngoài, các giải pháp dữ liệu bên ngoài thông qua Business Connectivity Services.

SharePoint Designer 2013

SharePoint Designer 2013

    • Đồng bộ hóa OneDrive for Business

OneDrive for Business là một chương trình giúp người dùng có thể đồng bộ tài liệu từ 1 site nhóm hay OneDrive for Business vào máy tính của bạn để bạn sử dụng trong khi ngoại tuyến cực kỳ tiện lợi.

Đồng bộ hóa OneDrive for Business

Lợi ích khi sử dụng SharePoint

1. Đối với người dùng thông thường

Đối với người dùng thông thường, về cơ bản khi sử dụng SharePoint họ chỉ mong muốn trải nghiệm các tính năng đơn giản được tích hợp sẵn, nhằm mục đích phục vụ các nhu cầu thường ngày như tạo bảng biểu, lập kế hoạch, tìm kiếm thông tin,…

Đối với người dùng thông thường

Đối với người dùng thông thường

2. Đối với lập trình viên

Đối với lập trình viên, SharePoint hỗ trợ tùy chỉnh các tính năng đã có hoặc mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới trên nền tảng này nhằm mục đích đáp ứng các nhu cầu của cả khách hàng và doanh nghiệp.

Đối với lập trình viên

Đối với lập trình viên

3. Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin

Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin, SharePoint triển khai một nền tảng web-based thống nhất nhằm tạo lập hoặc duy trì các ứng dụng web nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn như website làm việc nhóm, website Internet quảng bá doanh nghiệp, Intranet nội bộ hay các ứng dụng cho những bài toán về nghiệp vụ như quản lý nhân sự, dự án, quản lý công văn,…

Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin

Các tính năng vượt trội của Microsoft SharePoint

1. Tính bảo mật rất cao

SharePoint có tính bảo mật rất cao cho người dùng và Microsoft đã đầu tư ngân sách 1 tỷ USD mỗi năm chỉ dành riêng cho việc bảo mật. Thêm vào đó, SharePoint còn đi kèm với một số tính năng bảo mật tích hợp, chẳng hạn như tính năng giới hạn người ngoài tổ chức không xem được nội dung của bạn, đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa đối với những người trong tổ chức, đặt quyền truy cập vào một số nội dung nhất định, tự tạo nên cơ chế cho phép hoặc ngăn chặn hành vi người dùng nhất định,… để bạn có thể trải nghiệm tuyệt vời nhất.

 Tính bảo mật rất cao

Tính bảo mật rất cao

2. Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả

SharePoint được Microsoft thiết kế nâng cao nhằm nâng cấp trải nghiệp của người dùng làm việc cộng tác, tuyệt vời hơn nữa là khi hỗ trợ kết hợp với các dịch vụ hoặc ứng dụng khác của Office 365. Và khi được triển khai như một phần của Office 365 thì SharePoint tạo nên một không gian làm việc ảo để cho phép các nhóm có thể gặp gỡ, hoàn thành những nhiệm vụ hoặc cộng tác với nhau.

Ngoài ra, SharePoint còn đóng vai trò như một “co-working space ảo” vì người dùng không cần phải cài đặt hoặc có team tech để xây dựng nên một nền tảng làm việc nhóm chung, bởi tất cả chỉ cần được phân chia và chỉ định từ nhóm trưởng là được.

Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả

Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả

3. Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng

Một điều tuyệt vời nữa là SharePoint giúp tiết kiệm cho người dùng nhiều thời gian và công sức, chính điều này đã mang đến sự đồng nhất cùng với hiệu quả cực kỳ cao trong công việc mà người dùng đang phải thực hiện hàng ngày. Các dự án cấp thấp hay công việc đơn giản như theo dõi trạng thái của tài liệu, xác nhận hoặc thu thập các chữ ký, thông báo cho bạn nếu nội dung có thay đổi,… giúp cho người dùng có thể tập trung vào các tác vụ cao và phức tạp hơn.

Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng

Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượng

Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server

Điểm khác biệt SharePoint Server SharePoint Online
Triển khai Doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho việc triển khai. Microsoft chịu trách nhiệm chuyên sâu.
Update/cập nhật Quản lý và được cài đặt bởi doanh nghiệp. Quản lý và cài đặt bởi Microsoft.
Tính khả dụng Doanh nghiệp hoàn toàn tự quản lý tính khả dụng. Microsoft quản lý, có tính khả dụng là 99.9%.
Sao lưu Doanh nghiệp tự tạo các bản sao lưu. Microsoft đảm bảo về tạo các bản sao lưu.
External users Yêu cầu về cơ sở hạ tầng ở phía người dùng. Đã được tích hợp sẵn.
Khả năng mở rộng Doanh nghiệp tự quản lý và phát hiện bottleneck (các điểm tắc nghẽn), bên cạnh đó còn tìm hiểu được khi nào cần mở rộng. Microsoft sẽ trông coi vào việc mở rộng.
Quản lý Central Administration và PowerShell. SharePoint Admin Center và PowerShell.

Một số câu hỏi liên quan

1. Ai thích hợp dùng SharePoint?

Trả lời:

Đối với quy mô và những lợi ích mà quản lý đa năng hiện tại thì SharePoint đang dần được hầu hết các công ty công nghệ ứng dụng về để trải nghiệm, chẳng hạn như nhóm người làm mảng công nghệ, lập trình viên,…

Đồng thời, với nhóm công nghệ thì sẽ sử dụng SharePoint phiên bản có phần được nâng cao hơn so với những phiên bản thông thường. SharePoint sẽ hỗ trợ phục vụ trực tiếp cho các sản phẩm, dự án công nghệ của công ty nên sẽ được quản lý phân chia lại và đặt tiêu chí cho từng nhân viên.

Còn đối với lập trình viên thì thông thường sẽ sử dụng những tính năng có phần mở rộng, được phát triển dựa trên các tính năng mới của SharePoint.

Với những người sử dụng thông thường đa phần sẽ sử dụng những tính năng cơ bản hơn của SharePoint, chỉ cần đáp ứng được nhu cầu thông thường như lập kế hoạch, tìm kiếm thông tin,… là được.

Ai thích hợp dùng SharePoint?

Ai thích hợp dùng SharePoint?

2. Biết sử dụng SharePoint để làm gì?

Trả lời:

Hầu hết hiện nay, các công ty tuyển dụng thường sẽ ưu tiên tuyển những người có kinh nghiệm sử dụng SharePoint là chủ yếu. Bởi nếu bạn ứng tuyển vào các vị trí như công nghệ thông tin, lập trình phần mềm, coder,… thì đây được xem là một điểm cộng rất lớn cho những người đang có tìm kiếm cơ hội việc lại tại các doanh nghiệp công nghệ.

Đồng thời, nếu bạn biết sử dụng SharePoint thì cũng sẽ giúp cho bạn tiếp cận với các xu hướng công nghệ mới nhất thông qua các nhu cầu và sản phẩm của doanh nghiệp. Và việc thông thạo về SharePoint cũng là một cơ hội để bạn nâng cao kỹ năng mềm, kiến thức công nghệ được cập nhật liên tục trên thị trường.

 Biết sử dụng SharePoint để làm gì?

Biết sử dụng SharePoint để làm gì?

3. Có thể tùy chỉnh được SharePoint không?

Trả lời:

SharePoint là một nền tảng khá linh hoạt và người dùng có thể tùy chỉnh nhằm mục đích phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức theo nhiều cách. Đồng thời, đến với SharePoint bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc tùy chỉnh giao diện nhằm mục đích sao cho phù hợp hơn với thương hiệu nội bộ của công ty.

Bao gồm việc tùy chỉnh những thứ như màu sắc, hình nền, phông chữ, bố cục trang web, tiêu đề và logo. Những thay đổi về vẻ ngoài này được thực hiện vô cùng nhanh chóng và đơn giản mà không cần sự tham gia của nhà phát triển ứng dụng. Ngoài ra, khi lưu trữ phiên bản SharePoint trên on-premises thì nền tảng cũng cho phép tùy chỉnh ở mức độ sâu hơn với các thành phần mới được tạo dựng và tích hợp phát triển.

Và một điều nữa là, nhờ vào các công cụ mới như Microsoft Flow mà người dùng có thể thực hiện rất nhiều việc theo tiến trình công việc và trình kết nối của SharePoint mà không cần đến việc code thêm vào phần mềm, đặc biệt bạn cũng có thể thực hiện thao tác tùy chỉnh thêm nếu cần thiết. Và với những nhà phát triển SharePoint thì có thể kết hợp và xây dựng, tích hợp ứng dụng với ứng dụng hoặc tạo thêm các tiện ích mở rộng cho SharePoint và phần web của SharePoint.

Có thể tùy chỉnh được SharePoint không?

Có thể tùy chỉnh được SharePoint không?

Bài viết này đã cung cấp đến bạn thông tin về SharePoint là gì? Những tính năng vượt trội có thể bạn chưa biết chi tiết nhất. Hy vọng sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích đến bạn. Chúc bạn thành công!